Resumo

O compliance na Administração Pública possui grande significado referente ao fortalecimento da imagem da organização, diminuição dos custos e direcionamento na atuação no cumprimento das políticas públicas. Por meio de mecanismos e procedimentos setoriais, o compliance destina-se a promover ação eficaz, eficiente e efetiva na análise de gestão de riscos. Por meio da utilização de ferramentas tecnológicas e análise de dados é possível otimizar ainda mais a mitigação dos riscos identificados como proposto neste trabalho através da mineração de processos e Bussiness Process Management.

Utilizou-se nesta pesquisa a Mineração dos Processos para identificação, sugestão de melhorias na execução das atividades, redução de tempo e padronização nos processos. Foi realizado um estudo de caso junto à Procuradoria Jurídica de uma Universidade localizada no Sul do país, com abordagem mista (quantitativa e qualitativa), descritiva e exploratória. O levantamento de dados para esta pesquisa ocorreu durante o segundo semestre de 2021 até abril de 2022 por meio de entrevistas semi-estruturadas e análise da base de dados junto à Procuradoria Jurídica da Universidade dos anos de 2016 a 2020.

Durante a análise verificou-se um número elevado de processos junto à Procuradoria e sobrecarga do setor e dos servidores envolvidos. Nos cadastros dos processos no sistema, observou-se que as nomenclaturas dos processos são em sua maioria, genéricas, com a identificação de "ofício" e "outros". Os processos cadastrados possuem como principal categoria interessada os órgãos relacionados à própria instituição. Já em se tratando dos fluxos de trabalho referente aos interessados o Hospital Universitário é o órgão com mais processos cadastrados no período.

Por meio do diagnóstico da situação problema, realizado com as entrevistas semi-estruturadas e mineração de processos, foram sugeridas diversas propostas, como: mapeamento e acompanhamento dos processos do setor, utilização de softwares para acompanhamento dos processos e respectivas datas para controle de prazos, elaboração de documentos, manuais e portarias, atualização dos manuais de licitação, atualização do sistema de licitação e pesquisas de mercado, elaboração de lista de documentos para conferência no início de processos licitatórios, entre outros.

Conforme descrito na intervenção proposta, foram realizadas algumas sugestões ao setor, conforme indicado neste estudo e passam, necessariamente, por alinhamentos com outros órgãos/setores, com a finalidade de melhorar o controle das atividades, o que pode ocorrer por rearranjos de atribuições e dos próprios fluxos e, sobretudo um investimento em um sistema de informatização. Como sugestão para futuros trabalhos e contribuições um estudo aprofundado do setor após a implementação pelo setor das mitigações sugeridas pelos autores e seus impactos no processo de trabalho junto à Procuradoria.

A contribuição tecnológica-social deste trabalho foi mapear e identificar possíveis sobrecargas de trabalho junto à Procuradoria da Universidade estudada, através da mineração de processos, gestão de processos de negócios (BPM) e elaboração do fluxograma referente ao processo de licitação, analisar quais as possíveis melhorias para mitigação de riscos, verificar quais setores contribuíam para as possíveis sobrecargas e que através de uma melhor gestão de acompanhamento do fluxo de trabalho propor novos rearranjos de trabalho para a resolução de problemas dentro dos respectivos setores.