Resumo

O presente estudo respalda-se na importância da aplicação de ferramentas da qualidade em processos, tanto em organizações que iniciam suas atividades e buscam estabelecer padrões de qualidade, quanto naquelas já estabelecidas, que visam à melhoria contínua de seus processos. O fato de sua realização em uma organização da administração pública eleva a relevância, já que, tanto as características de gestão inerentes às organizações públicas do Brasil, usualmente relacionadas a culturas organizacionais rígidas, resistência a mudanças e ineficiência, quanto os positivos resultados atingidos.

Quais os resultados da aplicação de uma ferramenta de gestão da qualidade nos processos e no ambiente, em um departamento de uma organização da administração pública? O artigo define como objetivos operacionais: i) estudo conceitual da ferramenta 5S e sua a aplicação em organizações da administração pública; ii) estudo conceitual da gestão da qualidade na administração pública; e iii) aplicação da ferramenta na organização pública, identificando focos geradores de desperdícios, desenvolvendo as atividades sugeridas, medindo resultados e formalizando sua manutenção.

Para Gapp, Fischer e Kobayashi (2008) e Kanamori et al (2016) a ferramenta 5S pode ser considerada a base para implantação da qualidade total e produção enxuta, sendo seu nome proveniente das iniciais de 5 palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. A Gestão Pública sofre o impacto das evoluções dos modelos e formas de gestão, já aplicados à iniciativa privada. Países como Reino Unido apresentam um compromisso com a melhoria na gestão pública, traduzida por uma ampla aplicação de ferramentas de gestão da qualidade no setor público, como Lean Kaizen e Six Sigma.(RADNOR, 2010)

O estudo utilizou um ambiente natural como fonte direta para coleta de dados, tendo o pesquisador como instrumento-chave, sendo desenvolvido sob o método de Pesquisa-Ação. Para Thiollent (1986), o objetivo deste método de pesquisa é amplo em relação à pesquisa participante, pois, somada à imersão do pesquisador na situação investigada, sugere-se comprovação e envolvimento cooperativo com o objeto. Os focos do método são: possibilidade do trabalhador intervir no processo ou sugerir um novo serviço ou produto; e, os achados do trabalho se tornarem o foco das mudanças propostas.(KUMAR, 2005)

Inicialmente, apesar da resistência à mudança, os colaboradores participaram de uma pesquisa, voltada para a análise da percepção destes, em relação à organização do ambiente de trabalho. Em seguida, os colaboradores organizaram seus espaços de trabalho, identificando itens não necessários e documentos de uso mais frequente, realizando também, reuniões para envolvimento dos colaboradores nas decisões, facilitando a implementação das etapas ao longo do tempo. Entre os resultados mensuráveis, destacam-se a eliminação de 302 quilos de papel e 410 unidades de lixo eletrônico.

O estudo atingiu os objetivos ao apresentar resultados práticos relacionados à aplicação da ferramenta 5S em uma organização da administração pública, tanto em processos, por meio da melhoria na utilização de espaços e definição de locais para documentos e procedimentos, quanto no ambiente de trabalho, tendo em vista que asseio, maior organização e envolvimento dos colaboradores são fatores relacionados aos objetivos. A importância da ferramenta 5S é notada quando analisados dois fatores: capacidade de aceitação de mudanças e volumes de documentos e eletrônicos eliminados ao final do processo.

KANAMORI, S. et al. Impact of the japanese 5S management method on patients’ and caretakers’ satisfaction: a quase-expermental study in Senegal. Global Health Action, v. 9, n. 1, 2016 KUMAR, R. Research methodology: A step-by-step guide for beginners. Frenchs Forest: Pearson Education. 2005 RADNOR, Z. Transferring lean into government. Jour. of Manufact. Tech. Manag, v. 21, n. 3, 2010 THIOLLENT, M. Metodologia da Pesquisa-Ação. São Paulo: Cortez, 1986