Resumo

A avaliação de fornecedores constitui uma ferramenta de destaque para o sucesso organizacional representando, ao mesmo tempo, o fechamento do processo de compras e a retroalimentação desse processo. Tendo como base a relevância da avaliação de fornecedores dentro das compras públicas para a melhoria da qualidade e custos das aquisições, bem como a importância da adoção do BPM para a melhoria dos processos organizacionais, este trabalho tem o objetivo de realizar um diagnóstico, dos problemas existentes com a utilização do Portal de Compras no processo de avaliação de fornecedores da Funed.

A pesquisa representa um estudo de caso realizado na Funed buscando identificar os problemas existentes com a utilização do Portal de Compras no processo de avaliação de fornecedores dessa instituição. Foram realizadas entrevistas e grupo focal com pessoas que atuam diretamente na execução do processo, além de análise documental. Além da relevância social da Funed, a escolha da fundação como base para realização da pesquisa se justifica também pelo grande impacto financeiro que o órgão representou no Estado de Minas com a compra de materiais e serviços no ano de 2019.

Um dos problemas identificados refere-se ao não reconhecimento do sistema em relação ao reagendamento para entrega do produto, penalizando o fornecedor no critério “data de entrega”, mesmo quando a nova data de entrega ocorreu em consenso ou a pedido do órgão. Essa situação também gera o descumprimento da legislação que trata do assunto. Além disso, constatou-se que a avaliação no sistema está baseada em 5 questões objetivas que não contemplam todas as especificidades do processo, gerando desmotivação no preenchimento. Ainda o sistema não contempla a avaliação de fornecedores de serviços.

Como proposta de melhorias foi elencado para cada problema identificado a necessidade de reestruturação de algum ponto do sistema, como a incorporação da avaliação de fornecedores de serviços, o reconhecimento do campo “reagendamento da data de entrega” a reestruturação das perguntas existentes e a geração de relatórios para a melhoria do processo de compras. Destaca-se a importância da alta gestão (como patrocinador do projeto) no processo de implantação das melhorias propostas, com a necessidade de intermediação na solicitação à SEPLAG para a realização da reestruturação necessária.

A realização do desenho e análise do processo permitiu a identificação de problemas advindos com a operacionalização do Portal de Compras para o processo de avaliação de fornecedores na instituição estudada e a proposição de melhorias que poderão beneficiar todos os órgãos da administração pública estadual em Minas Gerais, uma vez que, com base na legislação existente, esses órgãos devem utilizar o Portal de Compras para a realização da avaliação de fornecedores institucional.

Essa pesquisa foi realizada Funed, que possui uma grande relevância social por trabalhar na busca de soluções em saúde para o fortalecimento do SUS, ganhando ainda mais destaque em 2020 no cenário da pandemia, trabalhando diretamente no combate ao covid-19 em MG. A melhoria do Portal de Compras com base nas propostas realizadas neste estudo para o processo de avaliação de fornecedores impactará não somente a melhoria do processo na instituição estudada, mas também de todos os órgãos do Estado que utilizam o sistema, refletindo, diretamente, na qualidade das aquisições e gastos públicos