Resumo

Dentre os problemas que podem ocorrer durante as compras governamentais está a aquisição de suprimentos de baixa qualidade que afeta a eficiência no uso dos recursos e a incorreta previsão de demanda que causa a falta ou excesso dos bens. Problemas que podem ser resolvidos com o aperfeiçoamento dos processos das compras governamentais e a com a correta aplicação da lei de licitação. No caso relatado o procedimento avaliado teve duração de mais de 100 dias, considerado grave pela urgência dos materiais adquiridos. Fato que demonstra a importância de aplicar a descrição do processo licitatório.

A Divisão de Licitações e Contratos de uma prefeitura foi o local da pesquisa.No ano de 2017 foram realizados 244 processos sendo 119 pregões presenciais. Ao ser feito uma comparação em relação à quantidade de processos realizados nos últimos três anos (2015-2016-2017) nota-se o aumento da utilização da modalidade de Pregão Presencial. No processo de licitação modalidade pregão presencial avaliado se deparou com problemas em sua execução. A escolha deste processo em si, deu-se por três motivos: pela quantidade de itens licitados, 729; abrangência, quatro Secretarias; e valor financeiro.

Para a realização da intervenção foi realizado o acompanhamento das atividades licitatórias, análise de documentos, planilhas e aplicação de entrevistas. A análise antes do início do procedimento licitatório demonstrou falta de planejamento da demanda e ausência de controle dos estoques. Durante o processo foi identificado dificuldade das secretarias em formalizarem a justificativa adequada, obterem os orçamentos, erros na elaboração dos descritivos, solicitações de alterações no edital, nova publicação do edital, apenas uma empresa participante e dissonância de valores de itens iguais.

A criação do Departamento de Compras Municipal, pois grande parte dos problemas apontados poderão ser sanados com a centralização das compras em uma única repartição que será responsável por toda a programação e planejamento das compras governamentais. De acordo com Macohin (2008) citado por Silva (2016), a centralização “[...] permite a adoção de um procedimento padrão para todas as compras; permite um atendimento mais eficiente em caso de falta de algum item em qualquer unidade de negócio e apresenta uma melhor gestão dos estoques, com maior eficiência no controle”.

É esperado com a criação do Departamento de Compras o planejamento da demanda por meio do Plano de Compras composto por a) Descrição do material/serviço conforme padrões, b) Quantidades a serem licitadas (previsão de demanda); c) Previsão da data da abertura de processo licitatório. O Departamento de Compras Municipal deve padronizar os itens garantindo a qualidade das compras, gerenciar o banco de dados de preços permitindo a unificação/padronização dos valores, controle dos estoques por meio da conferência dos materiais/fidelidade do estabelecido no contrato e controle dos saldos.

O relato contribui para a eficiência das compras governamentais com a indicação de procedimentos operacionais que melhoram a eficiência no processo licitatório.O Departamento de Compras permitirá a visão global da organização contribuindo para o planejamento, padronização dos processos, eficiência dos profissionais, economia financeira, qualidade e rapidez das aquisições. Outros aspectos abordados no relato está o uso das compras governamentais para estimular a economia local, uso da teoria do agente principal como mecanismo de controle social e o uso pregão eletrônico.