Resumo

O gerenciamento dos processos de negócio, Business Process Management (BPM), pode trazer grandes benefícios para as organizações, sendo uma metodologia com o objetivo de aumentar a eficiência e a eficácia dos processos organizacionais por meio da melhoria em processos e inovação (SCHMIEDEL; VOM BROCKE; RECKER, 2014). Sua aplicação permite uma compreensão abrangente (BOER; MÜLLER; CATEN, 2015). O ciclo do BPM é dividido em fases que consistem em um conjunto de atividades gerenciais separadas em identificação do processo, descoberta do processo, análise do processo, redesenho do processo, implem

A empresa Imperial Brasil é líder mundial no segmento em que atua. Mantém operação em praticamente todas as cidades do Brasil. Sofre com o excesso de burocracia, no processo de aquisição de mercadorias e serviços, que normalmente envolve mais de quinze etapas e dezesseis pessoas, pode levar mais de dezoito dias para sua conclusão. A questão que norteou esse artigo: como tornar os processos mais ágeis de forma a diminuir a burocracia? Deste modo, o objetivo deste trabalho é otimizar os processos de negócios dando agilidade na aquisição de produtos e serviços. Foi realizada uma pesquisa-ação.

No início de 2018, foi estabelecido um plano de melhoria que elegeu o processo de compras de bens e serviços de pequena monta para avaliação. As operações reprovadas por falhas foram de R$ 12.985.280,00 ao mês, representando 8% de falhas no total das aquisições. Diante desse cenário, foram definidas possíveis soluções: redesenho do processo de negócio; criação de política de aquisição específica de bens e serviços de pequena monta; aplicação de tecnologia no processo de pagamento dos fornecedores

A fase de análise do BPM permitiu elaborar um mapeamento com as modificações necessárias e solução das falhas registradas, para isso o redesenho do processo foi dividido em três iniciativas sendo, A: redesenho do fluxo; B: criação de política de aquisição de bens e serviços de pequena monta: poderia ser utilizado o processo simplificado por meio da ferramenta PCard; C: criação da ferramenta PCard: foi relaizado benchmarking com três grandes empresas dos setores da indústria e varejo, quatro grandes bancos e duas fintechs. Assim foi criado um cartão de crédito tendo um banco como parceiro.

Mudou-se o processo de pagamento a pequenos fornecedores reduzindo em 50% a quantidade de etapas do processo. Obteve-se uma redução de 88% nas transações reprovadas por falhas, redução de 90% na quantidade de dias para conclusão do processo e redução de 69% das pessoas envolvidas no processo. Nota-se que, com a utilização do BPM, aumentou-se a eficiência e eficácia do processo por meio da sua melhoria e inovação (SCHMIEDEL; VOM BROCKE; RECKER, 2014). A avalição do processo, utilizando BPM, permitiu a compreensão dos problemas e a sugestão de melhorias.

Uma boa gestão de processos é imprescindível para grandes corporações que podem se beneficiar muito com sua utilização sistemática, uma vez que os processos nesse tipo de organização são numerosos e complexos, contudo, empresas de pequeno porte também podem se beneficiar pois, invariavelmente, a análise e ajustes dos processos as tornam mais competitivas, podendo ser um grande alavancador do negócio. A maioria das aquisições de pequeno valor são concretizadas com pequenos comerciantes. Impor um prolongamento de prazo de pagamento poderia ser muito prejudicial para a pequena empresa.