Resumo

O presente trabalho visa à identificação, mapeamento e análise das dimensões das principais fontes de custos de transação em um dos principais fabricantes de equipamentos do setor, bem como a adequação de mecanismos de governança, com o objetivo principal de redução dos custos de não qualidade, a fim de aumentar sua rentabilidade. Analisando os números e contexto geral em que a empresa está inserida, espera-se obter redução de custos de transação acima de 30% a partir de planejamento e comunicação mais eficientes entre setores internos da companhia.

No setor de transportes da empresa há deficiência no planejamento e entrega de equipamentos, que acabam levando à quebra de compromissos com clientes. Deficiências no planejamento leva a custos de não qualidade, retrabalho e assimetria de informações, gerando custos transacionais desnecessários, estimados em R$ 8,8 milhões para 2018. Atualmente, 70% dos pedidos não são entregues e instalados nos prazos inicialmente firmados em contrato. Diante disso, consolidou-se o entendimento da necessidade de reduzir o custo da não qualidade referente aos transportes de equipamentos no campo.

Identificou-se uma lacuna no fluxo das informações e interdependências entre as áreas Comercial, Gerenciamento de Projetos e Implementação. Ainda que interdependentes, apresentam baixa sinergia, o que acarreta, na maioria dos casos, em assimetria de informações, geradoras de baixa eficiência na execução dos serviços de implementação de equipamentos em campo. Apenas uma das causas representa 84% do custo de não qualidade, decorrente de falhas no processo entre as referidas áreas, agravada pela necessidade da execução dos serviços, utilizar mão de obra terceirizada.

Propõe-se a adoção de um Sistema Integrado como alternativa para solucionar a deficiência de comunicação entre as áreas Comercial, de Projetos e de Implementação, que englobará os sistemas existentes para atender à complexidade, e dinamicidade e especificidade de cada uma delas, possibilitando um fluxo de informações unificado e atualizado em tempo real. Por meio de workflow, todas as informações necessárias para a realização dos serviços estarão disponíveis para essas três áreas. Com isso, a área de Transportes terá a confirmação da liberação de acesso ao local de entrega do equipamento.

O tema da redução de custos, apesar de percebido, ganhou relevância na medida em que se apresentou uma proposta coerente, com metodologia e definição de plano de ações e de mitigação de riscos. Até então, o custo de não qualidade vinha sendo reportado periodicamente pela área de Transportes, porém sem a reverberação necessária para tomar a atenção da alta administração. A criação de um projeto específico para tratar deste tema já obteve a aprovação para a sua continuidade, instigando a organização a buscar por outras reduções similares em outras áreas.

A partir do momento em que o problema é claramente definido, a empresa passa a ter um olhar positivo fazendo com que outras iniciativas para resolver problemas, tenham também condições de ser aprovadas, com a aplicação de uma metodologia consistente, otimizando tempo e recursos, potencializando os ganhos previstos inicialmente. O presente trabalho possibilitou a visão prática dos desafios que a empresa tem vivenciado. Mesmo ainda na fase do projeto, já propiciou decisões para melhoria da qualidade dos seus serviços, visando a aumentar a percepção de valor por parte dos clientes.