Resumo

A Universidade Federal do Acre (UFAC) implantou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em janeiro de 2020. Dentre os diversos benefícios que a universidade almejava, a redução do consumo de papel sempre se demonstrou importante. Como a discussão sobre a redução do papel, além de econômica, também envolve a gestão socioambiental e o consumo sustentável das entidades, este estudo pode estimular que outras instituições públicas optem por buscar ações nesse sentido.

Com a evolução da implantação do processo eletrônico, diversos estudos passaram a surgir com objetivo de avaliar os possíveis benefícios desse mecanismo, trazendo, entre outros resultados, a redução de custos como um dos benefícios do processo eletrônico, especialmente, diminuindo o consumo de tinta, papel, combustível e outras ferramentas administrativas. Como os gestores da UFAC sempre se pautaram na cultura do papel, a expectativa era que a implantação do processo eletrônico de informações (SEI) no ano de 2020 reduzisse o consumo de papel em suas dependências, o que de fato aconteceu.

No atual cenário econômico, a escassez de recursos apresenta-se como a grande barreira para a prestação de serviços de qualidade, nesse sentido, a inovação tecnológica tem se apresentado como uma ferramenta atraente às organizações que desejam melhorar seus serviços. Uma dessas inovações é a virtualização de processos. A literatura estima que a implantação de uma ferramenta como o processo eletrônico de informações (SEI) pode reduzir o tempo gasto na tramitação dos processos em comparação aos movimentados fisicamente.

A UFAC já utilizava um Sistema de Informação Eletrônico – SIE, porém, ele não era usado como uma ferramenta que pudesse agilizar as demandas e eliminar o uso do papel. Este sistema servia apenas como um mecanismo de controle processual, simplesmente para saber onde o processo se encontrava. Para contornar esse cenário e almejando todos esses benefícios, por força do Decreto nº 8.539/2015, estabeleceu-se que o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deveria estar implementado no prazo de dois anos, e a UFAC se viu obrigada a implantar o Processo Eletrônico.

Mesmo com o advento da pandemia da Covid-19, quando a UFAC operou grande parte do tempo em “Home Office”, o consumo médio de papel dos períodos em que a universidade operou presencialmente no ano de 2020 (janeiro a março de 2020), em relação ao mesmo período de 2019 (janeiro a março de 2019) reduziu em torno de 38%, correspondente ao montante de R$ 7.386,27, além de evitar o corte de centenas de árvores e reduzir o consumo de muitos recursos naturais.

Os achados do presente relato mostram que a perspectiva do lançamento do Processo Eletrônico Nacional (PEN) trouxe à tona, ao menos, dois aspectos a serem debatidos à luz deste relato: a melhora do desempenho dos processos da Administração Pública com a implantação do SEI e, consequentemente, a redução do consumo de papel. Adicionalmente, ajuda a estimular no âmbito das entidades públicas o consumo sustentável, mostrando que essa discussão, inclusive, está contemplada como prática de sustentabilidade no Plano de Logística Sustentável (PLS) e é objeto de avaliação por parte do TCU.