Resumo

A capacidade humana para tomada de decisão por si só apresenta limitações, o que representa um desafio para as organizações preverem sua posição no futuro. Com isso, o desempenho gerencial, depende de quão eficiente é o gerenciamento de tomada de decisão frente à análise das informações disponíveis (MELO E FUCIDJI; 2016). Para Rodrigues (2006), a Tecnologia da Informação (TI) é considerada como uma ferramenta estratégica para coleta, análise e distribuição de informações para a tomada de decisões, sendo o SEI - Sistema Eletrônico de Informação uma ferramenta que auxilia na tomada de decisão.

A utilização do SEI pode trazer consigo ganho de tempo e produtividade na realização de atividades como, abertura, tramitação e análise dos processos, além de maior controle e organização. Este trabalho se propõe a analisar como se dá o alinhamento entre a concepção estratégica, elaboração técnica e experiência com o usuário final. Especificamente, analisar como a concepção estratégica da TI em uma universidade se traduz em solução de TI para o usuário final. Para isso, foi desenvolvido um estudo na Universidade Federal de Viçosa – Campus Rio Paranaíba (UFV-CRP), sobre o SEI na Universidade.

O funcionamento da Administração Pública se dá através do trâmite de um volume considerável de documentos e processos impressos o que dificulta o tramite dos documentos e a demora na tomada. A utilização do SEI nas organizações públicas no contexto da utilização da TI na administração, vem como intuído “redesenhar” a gestão documental das organizações que antes era feita através de um amontoado de papeis. Hoje com o SEI se dá de maneira eletrônica, permitindo a produção, edição e trâmite dos processos dentro da mesma plataforma de maneira segura, proporcionando agilidade na tomada de decisão.

A presente pesquisa caracteriza-se como descritiva de caráter qualitativo. Utilizando como abordagem o estudo de caso, o campo empírico foi a Universidade Federal de Viçosa – Campus Rio Paranaíba (UFV-CRP), tendo como base a aceitabilidade e usabilidade do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) utilizado pela UFV-CRP na gestão de processos e documentos eletrônicos. Esse sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 englobando funcionalidades que aumenta a eficiência administrativa da organização.

A implantação do SEI na UFV é um exemplo de implantação estratégica de ferramentas de TI nas organizações públicas para coletar, analisar e distribuir as informações com maior agilidade e abrangência. Essa implantação foi uma das necessidades identificadas e priorizadas pela universidade, sendo um dos objetivos estratégicos elencados pelo do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI 2016-2019) com maior urgência. Conforme a resolução Nº 06/2017, Art. 2ª o SEI traz objetivos como: modernização, confiabilidade, segurança das informações e ganho de produtividade no fluxo dos processos.

No contexto da Nova Gestão Pública, o qual se caracteriza pela ocorrência de investimentos em sistemas informatizados (LEÃO, 2017), nota-se que a implantação do SEI na UFV-CRP trouxe consigo a desburocratização e agilidade na abertura e tramitação dos processos acadêmicos e rotinas administrativas. Além da economia de recursos, como a redução na utilização de papel. Sendo a UFV uma universidade multicampi, o SEI contribui com aproximação entre as unidades, reduzindo a morosidade nos pareceres dos processos, sendo seguro quanto a perca dos dados/informações inerentes aos processos.

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