Resumo

A administração pública brasileira possui diversos procedimentos estabelecidos por lei, que necessitam ser executados por seus servidores de forma satisfatória e tempestivamente. No entanto, a Conformidade de Registro de Gestão (CRG) consiste em um procedimento administrativo que não vem sendo efetuado com o rigor necessário, existindo um desalinhamento entre o que é de fato realizado e o que determina a legislação. Neste contexto, o objetivo desta pesquisa é propor um processo gerencial para a correta execução da CRG.

Este estudo será realizado em instituição de ensino federal, autarquia que tem como foco promover, de forma gratuita, a educação básica, profissional e superior, de caráter científico, técnico e tecnológico, por meio da articulação entre ensino, pesquisa e extensão. A entidade apresenta uma estrutura organizacional multicampi, possuindo atualmente dez unidades acadêmicas, sendo sete campi administrativamente independentes e três campi avançados, além de uma reitoria, localizados em municípios pertencentes ao estado de Minas Gerais.

A CRG é um procedimento que visa certificar se todos os lançamentos realizados no Sistema de Administração do Governo Federal (SIAFI) estão respaldados em documentos que asseguram esses registros. Os resultados evidenciaram que o procedimento de CRG não é realizado de forma correta, sendo as principais razões deste problema o acúmulo de funções, a ausência de capacitações e a falta de conhecimento técnico da maioria dos conformistas sobre os assuntos que envolvem a CRG.

A pesquisa bibliográfica e o estudo de caso com um órgão de referência no processo de CRG contribuíram para a elaboração do artefato. O artefato corresponde a um processo gerencial para análise e execução da CRG, desenvolvido em prol da instituição pesquisada, para contribuir com as atividades dos servidores envolvidos no processo de conformidade de gestão. Estima-se que ao adotar as soluções propostas neste estudo, a instituição estará atendendo à determinação legal, reduzindo os pontos fracos existentes no ambiente organizacional e evitando futuras penalidades pelos órgãos de controle.

Adotou-se ainda neste estudo a abordagem design science, cuja essência está na construção e aplicação de artefatos, que devem passar pela etapa de validação. O artefato foi validado e aprovado pelo gestor de contabilidade. Para solução do problema organizacional, além do artefato proposto, torna-se necessário cumprir algumas etapas: conscientizar os gestores; criar um setor específico de CRG; designar um servidor para atuar como conformista; conscientizar e capacitar o servidor; adotar o sistema de arquivamento digital; e orientar conformista designado a utilizar o artefato desenvolvido.

O processo gerencial, produto técnico/tecnológico, tende a contribuir para melhoria dos problemas diagnosticados no processo de CRG, tendo em vista que o artefato foi estruturado de forma a ser um modelo prático e funcional, que utiliza de conceitos e boas práticas legais. A ausência de conformidades na execução dos controles internos, que nesta pesquisa se mostraram ineficazes, colocam em risco a qualidade e a fidedignidade da informação contábil. Logo, é fundamental que a entidade estabeleça um ambiente de controle eficiente, principalmente em relação à orientação de seus conformistas.