Resumo

Este artigo explora a temática da eficiência nas compras públicas, com destaque para o melhoramento do processo de compras. Para tanto, realizou-se um estudo de caso, com o objetivo de identificar e descrever os gargalos existentes no processo de compras de uma autarquia municipal, tendo como referencial teórico a Teoria das Restrições. Para a coleta de dados, recorreu-se à análise documental e à observação assistemática participante. Com isso, busca-se fornecer ao gestor público subsídios, com vistas ao melhoramento dos processos de trabalho.

O setor de logística e suprimentos adquiriu importância estratégica nas organizações. Na Administração Pública, a função compras, igualmente, ganhou relevância, enquanto processo essencial para o cumprimento dos objetivos das organizações. Nesse bojo, a melhoria constante do processo de compras se torna premissa de trabalho para os gestores públicos, perante recursos escassos e demanda crescente por serviços públicos de qualidade. Neste contexto, a identificação dos gargalos existentes no processo de compras se constitui num passo fundamental, razão que nos impeliu a investigar o fenômeno.

O setor de Licitações da organização alvo do presente estudo é responsável por 7 das 22 etapas do processo de compras. É o setor mais atuante em todo o processo, sendo o mais afetado por intervenções normativas: esclarecimentos, impugnações, recursos, despachos, publicações, análise de documentos, etc. Estes fatores contribuem, de modo decisivo, com o tempo gasto na realização de todo o procedimento licitatório. Além dos fatores normativos, o processo de compras também pode ser afetado por questões da dinâmica organizacional, sendo este um dos focos da nossa investigação.

A intervenção proposta limita-se à identificação e descrição dos setores da organização que requerem mais tempo para atendimento da demanda atribuída, ou seja, os gargalos do processo de compras. Além disso, busca-se abstrair da dinâmica organizacional os fatores que contribuem para aumentar o tempo gasto pelos setores envolvidos no processo de compras.

Os resultados apontaram que o setor de Licitações, na Etapa 11 (Publicação do Edital, Sessão Licitatória e Procedimento de Adjudicação), leva em média 33 dias úteis para ser concluída, constituindo-se no gargalo do processo de compras. Os fatores da dinâmica organizacional que contribuem com a formação do gargalo são: excesso de tramitação do processo administrativo de compras, ingerência de autoridades, deficiências operacionais (ausência de planejamento) e falta de integração entre setores e equipes.

A realização deste trabalho se justifica pela possibilidade de ampliação do universo informacional acerca das restrições que impactam nas compras públicas, oferecendo ao gestor público subsídios para implementar melhorias nos processos internos, com vista à eficiência na prestação dos serviços. Assim, entendemos que o modelo usado para identificar os gargalos, a partir da análise dos processos administrativos de compra, aliado à observação da dinâmica organizacional, atendeu a essa expectativa, carecendo, contudo, de outros estudos, de modo a conferi-lhes maior consistência e confiabilidade.