Resumo

Ao analisar as competências do profissional de secretariado executivo, percebe-se que, por possuir visão sobre os processos organizações, está apto a realizar a gestão por processos. Ele é também considerado gestor do conhecimento, visto que tem visão holística da estrutura organizacional e introduz novas metodologias no tratamento da informação (LIMA, 2002 apud LASTA e SILVA, 2007). Ao realizar estas ações, o secretário executivo almeja aproximar a organização de seus objetivos estratégicos.

Após identificar problemas na execução do processo de aquisição de bens permanentes em uma organização pública federal, processo este considerado de importância estratégica na organização, o que prejudica a instituição ao gerar retrabalho e dispêndio de recursos públicos, buscou-se, sob a ótica do profissional de secretariado executivo, implementar melhorias através da gestão por processos e de ferramentas facilitadoras provenientes da gestão do conhecimento.

Por meio da gestão por processos, Trkman (2010) afirma que a organização aproxima-se de seus objetivos estratégicos. Para Santos e Leocadio (2008), o uso de ferramentas da gestão do conhecimento é fundamental em organizações públicas, por viabilizar transmissão de informações entre as gestões. Ainda, por haver congruência entre as competências secretariais e de gestão, considera-se o profissional de secretariado executivo apto para realizar ambas as ações, afirmam Tagliari e Durante (2009).

A metodologia consistiu na execução de pesquisa que, quanto aos objetivos, caracterizou-se como descritiva; quanto a sua natureza, é aplicada; e no que se refere a sua estratégia, trata-se de um estudo de caso. Foi realizada pesquisa bibliográfica e levantamento de campo, além de entrevistas semi-estruturadas para levantamento de dados e posterior análise, mapeamento do processo e proposição de compartilhamento do conhecimento obtido.

Como resultado das entrevistas, definiu-se o mapeamento do processo de aquisição de bens permanentes, por meio de um fluxograma. Além disso, foram detectados problemas na execução do processo e soluções foram propostas. Para documentar o conhecimento adquirido, foi elaborado um guia, em que constam as etapas e atribuições dos envolvidos no processo. Por fim, foi proposta a realização de treinamentos, bem como composição de um Grupo de Trabalho, para revisão e atualização do processo.

O profissional de secretariado executivo, ao fazer uso de suas competências fez uso da gestão por processos para mapear um processo estratégico de uma organização pública federal e incitou a promoção da manutenção deste processo por meio das ferramentas provenientes da gestão do conhecimento. Desta forma, comprovou-se eficiente o alinhamento entre estas gestões, que formam um ciclo e subsidiam-se mutuamente para melhoria contínua e em prol dos objetivos organizacionais.

Para traçar o perfil e destrinchar as competências do profissional de secretariado executivo, foram utilizados os autores Lasta e Silva (2007) e Moreira et al (2016). Para delinear a gestão por processos, embasou-se especialmente em Pimentel e Oliveira (2013) e Trkman (2010). Por fim, no que diz respeito às ferramentas da gestão do conhecimento, foram referenciados especialmente Clementi, Dandolini e Souza (2014), Lourenção et al (2008) e Fernandes, Mendieta e Silva (2013).