Resumo

Este relato apresenta o processo de reestruturação do setor de compras da UnB, como ficou o novo modelo, seu organograma, quais ferramentas para otimização das compras foram implantadas, quais os procedimentos técnicos foram adotados, quais dificuldades foram encontradas durante o processo de reestruturação e quais objetivos foram alcançados após as mudanças.

A UnB, em seus 53 anos, cresceu de forma rápida e suas estruturas não acompanharam essa evolução. O certo é que há cada ano o setor de compras se tornava cada vez mais ineficiente. As queixas por atrasos na entrega de materiais, a impugnação e cancelamentos de processos licitatórios, a perda de recursos, se tornaram cada vez mais freqüentes. Assim, era nítido que, naquele momento, o setor de compras da UnB não possuía uma estrutura adequada que pudesse atender todas as demandas.

Com base nos ensinamentos do americano Roberth Denhardt, realizamos um diagnostico organizacional para detectar os principais problemas no sistema de compras da UnB e propor as mudanças necessárias para otimizar sua estrutura. No diagnóstico identificou-se problemas de falta de normas para melhoria da instrução processual às deficiências de acompanhamento de entrega de material e aplicação de penalidades aos fornecedores que descumpriam às cláusulas contratuais.

A iniciativa dos trabalhos foi voltada para: elaboração de um novo modelo de sistema de compras, com a divisão da Diretoria de Recursos Materiais – DRM em duas diretorias (uma de compras e outra para patrimônio/almoxarifado); aprovação de um novo organograma com criação de coordenações e distribuições de competências; elaboração de normas internas e implantação de mecanismos de controle, bem como elaboração de um programa de capacitação para os servidores envolvidos no processo de compras da UnB

Criação de normas internas para melhoria do fluxo processual. Elaboração de manual para instrução processual. Extinção e criação de coordenações e distribuição de competências. Inicio de ações de planejamento, como o Programa Estratégico "Compra Fácil" UnB, estabelecendo etapas para otimização dos processos de compras, sendo uma delas a implantação de uma agenda de compras.

Redução de compras diretas, sem licitação em mais de 50% no período de 1 ano. Elaboração de Atas de Registros de Preço que atendem as demandas das unidades da UnB. Em apenas 1 ano foram atingidas metas que a Administração superior projetou para 4 anos no seu Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI. Atendimento as recomendações da Controladoria Geral da União - CGU e a capacitação dos servidores envolvidos no processo de compras.