Resumo

Escritórios de Projetos (PMOs) são estruturas organizacionais que têm como objetivo de centralizar e padronizar a gestão de projetos em uma organização (PMBOK, 2017). O PMO é responsável por definir e implementar as melhores práticas de gerenciamento de projetos em toda a organização, incluindo processos, metodologias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos. O presente trabalho objetivou descrever o processo de implementação de um PMO em uma agência de publicidade especializada em projetos para a indústria farmacêutica, bem como elucidar alguns resultados alcançados em dois anos.

O caso é uma agência de publicidade focada no segmento healthcare & wellness, que diariamente trabalha com alta demanda de projetos, com complexidades diversas, e muitos clientes fazendo pedidos simultâneos para curtos prazos. Por esta razão o PMO foi demandado, em busca de dar suporte para o crescimento e a saudabilidade da empresa a curto/médio/longo prazos. O Grupo publicitário escolhido para este estudo de caso iniciou suas atividades em 2006, completando dezessete anos de atuação no Brasil em 2023.

Os projetos chegaram, a empresa passou de tamanho pequeno/médio para grande, se colocando como uma das maiores agências independentes em atuação no segmento de saúde e bem-estar do Brasil. Os times, porém, estavam desconectados, trabalhando de forma desordenada, sem processos, plataformas, sistemas, orientação prática de trabalho em equipe, integração, comunicação. Havia um clima geral de alto estresse, não se sabia o que estava acontecendo e para onde a empresa estava indo mediante as novas demandas, e não se nutria uma cultura organizacional coerente e baseada em grupo.

Foi a partir deste diagnóstico que foram ao mercado busca um(a) profissional que atendesse a essas necessidades prementes do negócio: um(a) PMO – Project Manager Officer, cujo objetivo seria o de implementar a área de PMO, para estruturar o ambiente interno, a fim de garantir a continuidade do crescimento, de forma estruturada, organizada e sustentável a longo prazo. Foram realizados briefings entre a profissional contratada e a empresa de publicidade para alinhar o que guiaria o PMO e quais seriam os princípios adotados para iniciar o processo de implantação do PMO.

Desde a implementação do PMO (abril/2022) até junho 2023, de 35 jobs ao dia, o Grupo passou a entregar uma média de 50-60 crescimento de 43%, em dois modelos de contratação: contratados fixos e contratados por projetos. Foram estruturadas áreas-chave de shared services, como Digital, Eventos, Tecnologia, além da análise e composição de times das áreas já existentes, como Arte Finalização, Criação, Gestão de Contas, Planejamento, Produção, Projetos, Redação, Revisão & Qualidade. Foram implementados sete núcleos de trabalho distribuídos para atender aos os 25 clientes atuais, e integrados,

Além de melhorar a eficiência dos projetos e dos processos da empresa estudada, o PMO também promoveu impacto social a partir da promoção e avaliação contínua da cultura organizacional positiva, de modo a gerar bem-estar dos funcionários. Ao promover o bem-estar dos funcionários, a empresa melhora sua qualidade de vida, saúde mental e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, contribuindo para o fortalecimento dos relacionamentos entre os membros da equipe e a construção de um ambiente de trabalho mais inclusivo e participativo.