Resumo

Neste artigo apresentam-se os passos seguidos para identificar as fontes de custos de transação e elaborar proposta com o objetivo de otimizar os processos de aquisição de insumos/serviços e reunir melhorias no nível de atendimento na área Gestão de Suprimentos de uma instituição brasileira que atua nas áreas de Educação e Saúde (EduSaúde). Para tal, utilizou-se a metodologia de resolução de problemas (Business Problem Solving) embasada no método do Design Science Research (DSR), com suporte dos fundamentos e dimensões analíticas da Teoria dos Custos de Transação.

A EduSaúde é uma instituição privada com 4000 colaboradores e sua área de Gestão de Suprimentos negocia um volume médio mensal de 10 milhões de reais em aquisições de insumos, produtos e serviços. No cenário atual, o comprador da EduSaúde tem foco no atendimento da demanda e não mantém comunicação prévia e planejada com os requisitantes. Isso tem exposto os requisitantes às táticas de vendas dos fornecedores, elevado o nível de assimetria de informações entre as áreas, reduzido as margens para negociação da equipe e gerado custos de transação no processo de compras.

O diagnóstico realizado apontou que a falta de comunicação prévia com os requisitantes internos, aliada à elevada quantidade e diversidade de produtos/serviços coordenados, via mercado, por processos não-automatizados, têm gerado assimetrias de informações, morosidade e ineficiências na aquisição de insumos, perda de confiança no atendimento da equipe de compras, elevação dos custos de transação e a diminuição do poder de barganha da instituição nas negociações.

Iniciou-se um trabalho de esclarecimento com treinamentos mensais aos requisitantes sobre os procedimentos adotados no processo de compras e, também, estudos para a aquisição de uma ferramenta E-Procurement para centralizar e automatizar os processos de cotação e fluxos de trabalho de compras e, acompanhar as métricas de lead time com o intuito de aprimorar o processo de compras spot e reunir mais tempo de dedicação da equipe às áreas requisitantes e às compras estratégicas de maior volume financeiro.

Os treinamentos permitiram estruturar o atendimento às áreas requisitantes desde o início do processo de compras, reduzindo-se com isso a assimetria de informações e o direcionamento dos fornecedores. Comparados aos processos de compras não-eletrônicos, as primeiras simulações com a ferramenta E-Procurement apontaram ganhos na ordem de quatro milhões de reais com a redução de custos no período observado. A análise financeira demonstrou a viabilidade da aquisição e implementação da ferramenta, projetando payback de sete meses e uma economia na ordem de R$875 mil em cinco anos à EduSaúde.

O estudo traz contribuições práticas para agregar valor às atividades dos profissionais de Gestão de Suprimentos, destaca os passos utilizados no diagnóstico, a fundamentação teórica e ferramentas para definir o problema e analisar os resultados e o escopo para elaboração da proposta para a solução de problemas indentificados. O estudo, embora realizado em uma empresa de educação e saúde, pode ser replicado em outras organizações com vistas ao aumento da eficiência operacional e do desempenho na execução de atividades de compra