Resumo

Os projetos possuem objetivos claros, demandam recursos e se diferenciam de atividades rotineiras por exigirem uma gestão voltada para acontecimentos exclusivos. O uso de softwares de apoio à gestão de projetos, conhecidos também como PMIS (Project Management Information Systems), cresceu notoriamente nas últimas duas décadas. Esses sistemas vêm se tornando mais abrangentes para dar suporte a projetos complexos de maneira completa ao longo de todas as suas fases.

As instituições de ensino superior frequentemente demandam soluções na área de gestão de projetos. Nesse tipo de ambiente, os PMIS podem ser usados para automatizar, controlar e melhorar a gestão de projetos de ensino, pesquisa e extensão, bem como apoiar a realização de eventos acadêmicos, de projetos visando à melhoria da infraestrutura e da gestão interna, dentre outros. Apesar dos potenciais benefícios de uso dos PMIS, na literatura são encontrados poucos estudos que relatam a aplicação de técnicas e softwares de gestão de projetos em instituições de ensino superior.

Na Escola de Gestão e Economia da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), foi constatada a necessidade de adotar um PMIS com o intuito de profissionalizar as práticas de gestão dos projetos internos e unificar as informações referentes aos projetos em um único sistema, para assim alcançar maior transparência e melhores resultados. Entretanto, além da dificuldade de escolha do software, decorrente da variedade de opções disponíveis no mercado, são escassos os estudos que orientam a aplicação de ferramentas de gestão de projetos em ambientes acadêmicos.

Inicialmente foi realizado um levantamento bibliográfico sobre os temas gestão de projetos e PMIS, com foco no estudo do software Dotproject. A etapa de pesquisa de campo envolveu a escolha do software, a customização da interface gráfica, a configuração das permissões de acesso de cada grupo de usuários, o cadastro de contatos e a inclusão de projetos no sistema. Também foi elaborado um manual de suporte e dois treinamentos práticos para capacitar os potenciais usuários. Por fim, por meio da aplicação de um questionário, foi realizada uma avaliação da adequação do Dotproject.

Foram alcançadas melhorias como o melhor planejamento e controle do escopo e dos prazos dos projetos por meio do uso de funcionalidades como WBS, gráfico de Gantt, status das atividades, dentre outras; melhor distribuição do trabalho entre as equipes de cada projeto; armazenamento dos arquivos dos projetos de forma centralizada e segura; maior disponibilidade de informações sobre o projeto para toda a equipe; fornecimento de uma visão holística sobre os projetos do departamento.

A implantação do Dotproject propiciou aos alunos membros das equipes a experiência de conduzir projetos práticos usando ferramentas gerenciais de apoio. Os resultados apresentados por este estudo podem orientar praticantes que desejam implantar um sistema de apoio à gestão de projetos em ambientes acadêmicos ou empresariais. Também podem ser úteis para administradores do Dotproject que estejam enfrentando dificuldades de configuração deste sistema.