Resumo

O presente Relato Técnico trata do uso de meios de comunicação remota para melhorar o índice de efetividade de controles internos de uma empresa multinacional que se utiliza de um centro de serviços financeiros compartilhados terceirizado, para atender quatorze unidades de negócio localizadas na América Latina. Uma Pesquisa-Ação apresenta como foram diagnosticados os problemas referentes ao processo de certificação trimestral SOX e como foram solucionados pela implementação de um plano de ação.

A organização relatada é uma multinacional privada com quase 10.000 funcionários na América Latina, fabricando e comercializando produtos de beleza. Tem suas atividades transacionais de finanças processadas em um CSC terceirizado com 300 funcionários, localizado na Guatemala. A restrição de despesas de viagem levou o pesquisador a utilizar meios de comunicação remota para diagnosticar e resolver o problema de atrasos, de qualidade e quantidade de amostras usadas no processo de certificação.

Era necessário identificar por que estavam ocorrendo atrasos na entrega das amostras, verificar se o processo estava sendo seguido, constatar se as responsabilidades estavam claras aos envolvidos, levantar e monitorar os índices de efetividade dos controles sob responsabilidade do centro, identificar os problemas que geravam conflitos, e também trabalhar em conjunto com as unidades de negócio e com os responsáveis do CSC para definir e implantar um plano de ação que resolvesse os problemas.

Após o diagnóstico, entrevistas remotas com líderes de finanças para capturar suas percepções e sessões de trabalho, também remotas, com suas equipes para discutir detalhes do processo de certificação. Realizada também, reunião remota com a liderança do centro para checar os mesmos pontos, sob outra visão. Em seguida, as informações foram cruzadas e os problemas identificados. As soluções propostas, geraram um plano conjunto de ação, aprovado, implantado e monitorado de maneira remota.

O relato mostrou que através dos meios de comunicação remota, foi possível identificar ações necessárias, aprovar, implantar e monitorar um plano de ação que adequou os processos de certificação trimestral SOX, definiu claramente as responsabilidades, permitiu a implantação de um sharepoint, reduziu os dias de atraso para entrega de amostras, melhorou o índice de efetividade dos controles internos da empresa multinacional e ainda evitou despesas de viagem na casa de US$ 15.000,00.

Foi possível verificar a efetividade dos meios tecnológicos de comunicação remota pois através de sua utilização, os resultados propostos foram alcançados. Apesar de ter relatado somente esta empresa e não ter sido possível verificar por mais do que três trimestres a manutenção das melhorias alcançadas, este relato é relevante pois pode ser utilizado em outras organizações que se enquadrem neste modelo. Nesse sentido, abre-se a oportunidade para pesquisas futuras nesta ou em outras empresas.